Kurse & Anwesenheit
Termine
Ein Termin ist eine einzelne Instanz eines Kurses an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Uhrzeit. Während ein Kurs den wiederkehrenden Plan definiert (z.B. "Fortgeschrittenes BJJ jeden Montag und Donnerstag um 19:00"), ist jede einzelne Einheit -- "Fortgeschrittenes BJJ am Montag, 10. März um 19:00" -- ein Termin. Termine sind das, woran Mitglieder tatsächlich teilnehmen, und sie bilden die Grundlage für die gesamte Anwesenheits- und Check-in-Erfassung.
Automatische Generierung aus Zeitfenstern
Termine werden automatisch auf Basis der im jeweiligen Kurs definierten Zeitfenster generiert. Du musst sie nicht manuell erstellen. Wenn du einen Kurs mit einem Zeitfenster am Montag von 19:00-20:30 einrichtest, erstellt Omoplata für jeden Montag zu dieser Zeit einen Termin -- von einem Monat in der Vergangenheit bis 12 Monate in die Zukunft.
Diese automatische Generierung erfolgt:
- Wenn ein neuer Kurs erstellt wird.
- Wenn Zeitfenster eines bestehenden Kurses geändert werden.
- Regelmäßig im Hintergrund, um sicherzustellen, dass der Plan mit fortschreitender Zeit stets gefüllt bleibt.
Feiertage
Omoplata ist mit einem Feiertagsdienst verbunden, der gesetzliche Feiertage in deiner Region erkennt. Wenn ein Termin auf einen Feiertag fällt, wird er trotzdem erstellt, aber mit dem Status "abgesagt" markiert. Der Name des Feiertags wird im Termin gespeichert, sodass du sehen kannst, warum er abgesagt wurde (z.B. "Weihnachtstag"). Diese abgesagten Einheiten erscheinen im Stundenplan, sind aber deutlich als inaktiv gekennzeichnet.
Termine anzeigen
Wöchentlicher Stundenplan
Die üblichste Art, Termine einzusehen, ist der wöchentliche Stundenplan auf der Kurse-Seite. Jeder farbige Block im Kalender steht für einen Termin. Der Block zeigt:
- Den Kursnamen.
- Die Start- und Endzeit (z.B. 19:00 - 20:30).
- Teilnehmer-Avatare für Mitglieder, die ihre Teilnahme bestätigt haben oder als anwesend markiert wurden.
- Eine Kapazitätsanzeige, wenn der Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat (z.B. "8/15 belegt").
- Eine Interessenten-Anzahl, wenn sich potenzielle Mitglieder für ein Probetraining in dieser Einheit angemeldet haben.
Die Terminliste eines Kurses
Jeder Kurs hat auch seine eigene Terminliste. Öffne die Kursseite und wähle Termine in der Seitenleiste. Oben schaltest du zwischen Anstehend, Vergangen und Abgesagt um; darunter steht eine Zeile mit der nächsten Einheit sowie der Zahl der anstehenden und der abgesagten Termine.
Die Liste ist nach Monaten gruppiert. Jede Zeile zeigt:
- Datum und Wochentag.
- Die Start- und Endzeit, und einen abweichenden Namen, wenn die Einheit einen hat.
- Den Trainer dieser Einheit, oder Ohne Trainer:in.
- Ein Blatt-Symbol, wenn geplanter Inhalt oder Trainermaterial hinterlegt ist.
- Die Belegung, wenn für die Einheit ein Teilnehmerlimit gilt.
Es werden 20 Einheiten auf einmal geladen; Weitere Einheiten anzeigen holt die nächsten 20.
Eine einzelne Einheit öffnen
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Einheit an derselben Stelle -- mit Sportart, Trainer, Standort, Belegung, der Liste der Eingecheckten, dem geplanten Inhalt und den Trainermaterialien. Darüber stehen:
| Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|
| Zurück zur Liste | Zurück zur gefilterten Liste. |
| Vorherige Einheit / Nächste Einheit | Blättert durch die Einheiten dieses Kurses, ohne den Umweg über die Liste -- abgesagte eingeschlossen. |
| Klassenstunde bearbeiten | Öffnet das Anwesenheitsfenster dieser Einheit. Über Termin bearbeiten änderst du dort Name, Zeit, Trainer und die Limits genau dieses Termins. |
| Termin absagen | Sagt diese eine Einheit ab. Bei einer bereits abgesagten Einheit steht hier Termin reaktivieren. |
Eine einzelne Einheit verlinken
Der gewählte Filter und die geöffnete Einheit stehen in der Adresszeile. Du kannst den Link also kopieren und einem Trainer schicken -- er landet genau auf dieser Einheit.
Termin-Detailfenster
Durch Klicken auf einen Termin im wöchentlichen Stundenplan öffnet sich ein Detailfenster. Dieses zeigt die vollständigen Details der Einheit einschließlich Datum, Uhrzeit, Standort, Sportart, Trainer und eine vollständige Teilnehmerliste. Für jedes Mitglied wird zudem angezeigt, wie oft es seit der letzten Graduierung anwesend war. Von diesem Fenster aus können Admins die Anwesenheit direkt erfassen.
Kapazitätsverfolgung
Wenn ein Kurs eine maximale Teilnehmerzahl hat, wird die Kapazität auf Terminebene verfolgt. Das System zählt die Anzahl der bestätigten Teilnehmer -- sowohl Mitglieder, die eingecheckt haben (Anwesenheitsdatensätze), als auch Mitglieder, die ihre Teilnahme angekündigt haben ("Ja"-Absichten).
- Im Stundenplan wird das Belegungsverhältnis als kleines Abzeichen auf jedem Termin angezeigt (z.B. "8/15").
- Im Mitgliederportal werden die Anmeldeschaltflächen durch die Meldung "Kurs voll" ersetzt, sobald die Kapazität erreicht ist. Mitglieder können dann keine neuen Teilnahmeabsichten für diese Einheit mehr erstellen.
- Im Termin-Detailfenster kann der Admin die genaue Anzahl neben der Teilnehmerliste einsehen.
Kapazität gilt pro Termin
Die Teilnehmerbegrenzung gilt einzeln für jeden Termin. Ein Kurs mit einem Limit von 15 erlaubt 15 Mitglieder pro Einheit, nicht 15 Mitglieder insgesamt über die Woche.
Auch eingeplante Probetrainings belegen einen Platz. Ein Termin mit 15 Plätzen, 13 Zusagen und 2 Probetrainings ist voll.
Was die einzelnen Zahlen zählen
An mehreren Stellen steht eine Teilnehmerzahl zu derselben Einheit, und die Zahlen dürfen voneinander abweichen -- jede beantwortet eine andere Frage. Ein Tooltip an der Zahl sagt jeweils, welche das ist.
| Wo | Was die Zahl zählt |
|---|---|
| Karte im Wochenplan | Ordnet dein Club Mitglieder ganzen Kursen zu, sind es die dem Kurs zugeordneten Mitglieder (Tooltip Der Klasse zugeordnet); das grüne Häkchen daneben zählt getrennt, wie viele davon zugesagt haben. Sonst: die Zeitfenster-Zuweisungen bei Kursen mit Zuweisungspflicht, bei kommenden Einheiten die Zusagen, bei vergangenen die tatsächlich Eingecheckten. |
| Termin für ein Probetraining wählen | Zusagen, eingecheckte Mitglieder und eingeplante Probetrainings zusammen. Ordnet dein Club Mitglieder Zeitfenstern zu, kommen deren Zuweisungen dazu. |
| Kursliste, Spalte Ø Belegt | Durchschnittlich belegte Plätze pro Termin in den letzten vier Wochen -- also wie viele wirklich auf der Matte standen. Abgesagte Einheiten zählen nicht mit. |
| Kursliste, Spalte Zugeordnet | Die Mitglieder, die diesem Kurs zugeordnet sind. Die Spalte erscheint nur, wenn dein Club Mitglieder Kursen oder Zeitfenstern zuordnet. |
Dass die Karte im Wochenplan und das Fenster zur Probetrainings-Planung sich widersprechen, ist beabsichtigt: Ein Kurs, der mehrmals pro Woche läuft, hätte sonst an jedem einzelnen Termin seine ganze Kursliste als Teilnehmer stehen.
Kapazität für einen einzelnen Termin ändern
Die Limits des Kurses gelten für jeden Termin -- aber nicht jeder Termin ist gleich. Öffne den Termin im Stundenplan und klicke auf Termin bearbeiten. Dort kannst du für genau dieses Datum festlegen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Max. Teilnehmer | Überschreibt die maximale Teilnehmerzahl des Kurses für diesen Termin. Leer lassen, um das Limit des Kurses zu verwenden. |
| Max. Probetraining-Leads | Überschreibt, wie viele Probetrainings an diesem Termin eingeplant werden können. Leer lassen für das Limit des Kurses, 0 für kein Probetraining an diesem Termin. |
Typische Fälle:
- Prüfungstag oder Seminar -- keine Probetrainings an diesem Tag: Probetraining-Leads auf 0.
- Nur halbe Matte -- die andere Hälfte ist belegt: Max. Teilnehmer für diesen Termin halbieren.
- Probetrainingstag -- ein Kurs, der sonst keine Probetrainings annimmt (Limit 0), öffnet an einem Samstag zehn Plätze.
Alle anderen Termine des Kurses bleiben unverändert. Willst du das Limit für alle Termine ändern, bearbeite den Kurs selbst.
Ein neuer Zeitplan setzt die Termine neu auf
Änderst du den Zeitplan eines Kurses -- Zeitfenster, benutzerdefinierte Wiederholung oder den Haken Zuweisung erforderlich -- werden die zukünftigen Termine gelöscht und neu erzeugt. Damit ist alles weg, was nur an einem einzelnen Termin hing: die Limits für Teilnehmer und Probetrainings, ein abweichender Name, abweichende Zeit und Trainer, der geplante Inhalt, eine einzelne Absage -- und die Teilnahmezusagen für diese Termine.
Unangetastet bleiben vergangene Termine samt Anwesenheiten und jeder zukünftige Termin, auf den schon ein Probetraining gebucht ist. Setze Grenzen für einzelne Termine also erst, wenn der Zeitplan steht.
Einzelne Termine absagen
Termine, die auf Feiertage fallen, werden bei der Generierung automatisch als abgesagt markiert. Der Termindatensatz bleibt mit einem Statusflag und dem Feiertagsnamen erhalten, sodass er im Stundenplan in einer visuell unterscheidbaren Darstellung erscheint.
Abgesagte Termine:
- Sind nicht für den Mitglieder-Check-in verfügbar.
- Zählen nicht zur Anwesenheitsstatistik.
- Erscheinen weiterhin im Kalender, damit Trainer und Mitglieder sehen können, dass die reguläre Einheit nicht stattfindet und warum.
Massenabsage mit Schließzeiten
Um alle Termine über einen Zeitraum hinweg abzusagen -- zum Beispiel während Feiertagen, Renovierungen oder saisonalen Pausen -- verwende Schließzeiten, anstatt Einheiten einzeln abzusagen. Siehe Schließzeiten erstellen für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Trainer-Überschreibungen
Jeder Kurs hat einen Standardtrainer, aber für einzelne Termine kann ein anderer Trainer zugewiesen werden. Das ist nützlich, wenn:
- Ein Vertretungstrainer eine Einheit übernimmt, während der reguläre Trainer abwesend ist.
- Ein Gasttrainer ein spezielles Seminar während eines regulären Kursslots leitet.
- Verschiedene Trainer sich im selben Kurs in verschiedenen Wochen abwechseln.
So funktionieren Trainer-Überschreibungen
Wenn einem Termin ein bestimmter Trainer zugewiesen wird, hat dieser Vorrang vor dem auf Kursebene definierten Standardtrainer:
- Wenn der Termin einen eigenen Trainer zugewiesen hat, wird dieser Trainer angezeigt.
- Andernfalls wird der Standardtrainer des Kurses angezeigt.
Der effektive Trainer wird im Termin-Detailfenster, im wöchentlichen Stundenplan und im Mitgliederportal angezeigt. So sehen Mitglieder immer, wer die Einheit tatsächlich leitet, an der sie teilnehmen.
Vergangene vs. kommende Termine
Omoplata behandelt vergangene und kommende Termine im Stundenplan unterschiedlich:
- Kommende Termine zeigen Teilnahmeabsichten an -- Mitglieder, die über das Portal angegeben haben, dass sie teilnehmen möchten.
- Vergangene Termine zeigen tatsächliche Anwesenheitsdatensätze -- Mitglieder, die entweder per Check-in oder durch einen Admin als anwesend markiert wurden.
Bei Kursen mit erforderlicher Zuweisung werden die zugewiesenen Mitglieder immer angezeigt, unabhängig davon, ob der Termin in der Vergangenheit oder Zukunft liegt.
Diese Unterscheidung stellt sicher, dass der Stundenplan stets die relevantesten Informationen anzeigt: erwartete Teilnehmer für zukünftige Einheiten und bestätigte Teilnehmer für vergangene.