Alunos
Associações
A aba Associações no perfil de um aluno mostra todas as associações dele -- ativas, pausadas e canceladas. Cada associação é um cartão próprio: plano e preço no cabeçalho, abaixo uma linha do tempo do contrato, a próxima e a última cobrança, as taxas e as pausas passadas.
Status de associação
Toda associação tem um status que reflete seu estado atual:
| Status | Significado |
|---|---|
| Novo | O aluno foi criado e ainda não iniciou o fluxo de onboarding. Nada é cobrado ainda. |
| Onboarding iniciado | O aluno abriu o fluxo de onboarding, mas ainda não assinou o contrato. Nada é cobrado ainda. |
| Ativo | O contrato está assinado e a associação é cobrada normalmente. |
| Pausado | A associação está temporariamente pausada. A cobrança fica suspensa durante a pausa. |
| Cancelado | A associação foi encerrada. |
| Inadimplente | O aluno ficou inadimplente nos pagamentos. |
O status da associação é atualizado automaticamente todos os dias. O Omoplata verifica pausas ativas e datas de cancelamento para determinar o status correto.
Criando uma associação
Para adicionar uma nova associação, vá até a aba Associações do aluno e clique em Adicionar associação. Selecione um plano e um preço, depois configure a data de início e os detalhes de cobrança.
Data de início e cobrança
Quando você cria uma associação, escolhe uma data de início e um dia de pagamento. O dia de pagamento é selecionado entre as opções que o seu clube configurou (por exemplo, o dia 1 e o dia 15 de cada mês, ou dias específicos da semana). A primeira data de cobrança é calculada automaticamente como a primeira ocorrência do dia de pagamento escolhido após a data de início.
A cobrança começa na assinatura
Uma associação recém-criada ainda não gera transações nem faturas. A cobrança proporcional, as taxas de inscrição e a primeira mensalidade só são criadas quando o aluno assina o contrato e confirma -- no tablet, pelo link do e-mail, pela API de integração ou quando você marca a associação como ativa manualmente.
- Sem assinatura, sem cobrança. Uma associação que fica em Novo ou Onboarding iniciado nunca entra em uma geração de faturas.
- A data de início é o dia da assinatura. Se a data de início já passou quando o aluno assina, ela é movida para esse dia. A vigência do contrato, o fim do contrato e a data impressa no PDF assinado contam a partir daí. Uma data de início no futuro continua como está.
- Assinatura atrasada, mesmo dia de pagamento. Se o aluno assina depois da primeira data de cobrança prevista, os períodos perdidos não são cobrados retroativamente. Ele paga proporcionalmente o restante do período atual e depois a cobrança segue no dia de pagamento escolhido.
- O que você escolheu na criação continua valendo. Se você pulou a cobrança proporcional ou as taxas de inscrição, isso vale também na assinatura.
- Novos contratos e contratos em papel são exceção. Um novo contrato que substitui um existente é cobrado como antes -- o aluno já está pagando. Um contrato já assinado em papel fica ativo e é cobrado imediatamente.
Acompanhe em vez de cancelar
Um aluno que se cadastrou mas só assinou dias depois era cobrado desde o dia em que foi criado. Agora ele paga a partir do dia em que concordou. Filtre de vez em quando a lista de alunos pelo status Novo para ver quem ainda precisa assinar.
Cobranças proporcionais
Se a data de início ocorrer antes da primeira data de cobrança, uma cobrança proporcional é criada cobrindo o período parcial entre a data de início e a primeira data de cobrança. Por exemplo, se uma associação começa em 3 de junho e a primeira cobrança regular é em 1 de julho, uma cobrança proporcional cobre de 3 de junho a 30 de junho.
Taxas de inscrição
Os planos podem incluir taxas de inscrição únicas. Quando você cria uma associação para um plano que tem taxas de inscrição, os nomes e preços das taxas são listados. Uma caixa de seleção permite que você pule as cobranças de inscrição, se necessário (por exemplo, durante uma promoção).
Associações retroativas
Uma data de início no passado é destinada a contratos já assinados em papel e a alunos importados. Quando a data de início é de mais de um período de cobrança atrás, todas as cobranças históricas são geradas imediatamente para que o histórico de cobrança fique completo. Quando ela está dentro do período de cobrança atual, apenas uma cobrança proporcional é criada.
Em todas as outras associações, uma data de início no passado é movida para o dia da assinatura quando o aluno assina -- veja A cobrança começa na assinatura.
O cartão da associação
Cada associação é um cartão próprio, montado de cima para baixo:
Cabeçalho
O nome do plano, o status como um selo colorido e -- quando houver -- o nome do preço especial (um desconto para estudantes, por exemplo) como um segundo selo. À direita, o valor e o intervalo de cobrança, por exemplo EUR 50,00 / mensal. Uma associação cancelada que foi substituída por um novo contrato traz o selo Renovada em vez de Cancelada.
Avisos
Logo abaixo fica o que diz respeito a esta associação: uma mudança de preço agendada para o fim do contrato, uma assinatura ainda pendente (com o botão Marcar como ativa), uma pausa em curso (âmbar) e uma pausa agendada (azul).
Linha do tempo do contrato
Abaixo corre uma linha do tempo da data de início até o dia em que a associação está comprometida, com uma marca Hoje. Se o contrato segue mês a mês depois da fidelidade, a linha termina em aberto.
| Rótulo | Significado |
|---|---|
| Início | A data de início, com a duração do contrato ao lado (12 meses, por exemplo). |
| Fidelidade até / Ativa até | O fim do compromisso. Se uma pausa estendeu o contrato, o término original mais a extensão aparecem abaixo. |
| Cancelada -- ativa até :date | Aparece assim que uma data de cancelamento é definida, junto com quanto tempo falta. Se o cancelamento cai antes do fim da fidelidade, esse fim continua na linha, esmaecido. |
As datas de término exibidas são inclusivas
Toda data de término no cartão nomeia o último dia coberto: "Ativa até 31 de março" significa que 31 de março ainda conta e a associação termina no fim desse dia. O mesmo vale para pausas -- a data de término exibida é o último dia pausado.
Próxima e última cobrança
Dois blocos abaixo da linha do tempo:
| Bloco | O que mostra |
|---|---|
| Próxima cobrança | A data da próxima cobrança e quanto falta para ela. Quando não há mais nada a cobrar -- cancelada, pausada ou ainda não assinada -- aparece "sem próxima cobrança". |
| Última cobrança | A data, o valor e o status da última cobrança vencida. Uma cobrança que falhou ou está atrasada aparece em vermelho, uma ainda em andamento em amarelo, uma cancelada ou estornada esmaecida. |
Taxas
As taxas desta associação ficam em uma seção abaixo, as recorrentes primeiro: quanto custam, em qual intervalo e quando serão cobradas de novo. Se a associação está pausada e a taxa está atrelada a ela, a taxa traz o selo Pausada e diz a partir de quando volta. As taxas de inscrição avulsas ficam embaixo, com o dia em que foram cobradas. Em Adicionar taxa você concede mais uma.
Ações e contrato
Gerenciar assinatura abre o modal de edição e Pausar abre o modal de pausa. Os dois só aparecem enquanto a associação não está cancelada e o contrato foi assinado. Se o aluno assinou um contrato, Baixar Contrato fica à direita.
Múltiplas associações
Um aluno pode ter mais de uma associação ao mesmo tempo. Isso é útil quando um aluno treina em várias modalidades com planos separados, ou ao fazer a transição entre planos. A aba Associações mostra todas as associações, e você pode filtrar entre associações ativas e inativas (canceladas) usando as abas no topo.
Cancelando uma associação
Para cancelar uma associação, clique no botão Gerenciar no cartão da associação para abrir o modal Editar Associação. Clique em Cancelar Associação para revelar um seletor de data onde você escolhe a data de cancelamento.
Data de cancelamento mais próxima possível
Para um novo cancelamento, o Omoplata preenche automaticamente a data de término com a data mais próxima permitida legalmente. Você ainda pode alterar essa data, mas não pode defini-la antes do permitido -- entradas anteriores são automaticamente elevadas para a data mais próxima possível.
O modal também explica como essa data é obtida, dependendo do status do contrato:
| Caso | Data de término mais próxima possível |
|---|---|
| Vigência do contrato ainda em curso | Início do contrato + vigência do contrato (estendida por eventuais pausas). |
| Vigência expirada / mês a mês | Hoje + o prazo de aviso configurado (em dias). |
O prazo de aviso vem das configurações de cobrança do seu clube -- veja Cobrança.
E-mail de confirmação ao pagador
Somente para um novo cancelamento aparece a caixa de seleção "Enviar e-mail de confirmação de cancelamento ao pagador", que fica ativada por padrão. Ela envia ao pagador um e-mail confirmando a data de término agendada. Quando o pagador não é o próprio aluno (por exemplo, um responsável pagando por uma criança), o e-mail menciona o aluno em questão.
Ao editar ou remover um cancelamento já agendado, a data existente é mantida e a caixa de seleção de e-mail não é exibida.
Cancelamento agendado
Quando você define uma data de cancelamento, a associação continua Ativa e a linha do tempo do cartão mostra o cancelamento: Cancelada -- ativa até com o último dia coberto e quanto tempo falta. A associação continua funcionando normalmente e a cobrança segue até lá. Nenhuma intervenção manual é necessária -- a associação torna-se inativa automaticamente depois disso.
A data de cancelamento agendada fica visível em todo o Omoplata, para que tanto a equipe quanto o aluno possam ver quando a associação vai terminar.
Data de término do contrato vs. data de cancelamento
A data de término do contrato marca quando o período de compromisso inicial expira. A data de cancelamento só é definida quando uma associação foi explicitamente agendada para encerramento. Uma associação ativa que continua mês a mês após o período de contrato não tem data de cancelamento.
Pausando uma associação
Clique no botão Pausar em um cartão de associação para abrir o modal de pausa. Pausar suspende temporariamente uma associação e sua cobrança.
Primeiro assinar, depois pausar
Uma associação só pode ser pausada depois que o contrato for assinado. Enquanto não for, o botão Pausar nem aparece no cartão. Isso segue a cobrança: é o contrato assinado que gera cobranças -- e uma pausa suspende cobranças que, sem ele, ainda nem existem. Veja A cobrança começa na assinatura.
Criando uma pausa
Ao criar uma pausa, você configura:
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Data de início | Quando a pausa começa. |
| Data de término | O último dia pausado. Deixe em branco para uma pausa indefinida. |
| Motivo | Uma observação opcional explicando por que a associação está sendo pausada (por exemplo, "Férias", "Lesão", "Licença médica"). |
| Estende o contrato | Um interruptor que determina se a duração da pausa é adicionada à data de término do contrato. |
Como as pausas afetam a cobrança
Durante uma pausa, as cobranças que caem dentro do período de pausa são puladas automaticamente. O sistema filtra quaisquer datas de cobrança que ocorram entre a data de início e a data de término da pausa.
A cobrança retoma no dia seguinte à data de término
A data de término que você escolhe, e que aparece no cartão, é o último dia pausado -- a cobrança volta no dia seguinte. Se uma pausa termina em 14 de novembro e a data de cobrança é o dia 15 de cada mês, o aluno é cobrado de novo em 15 de novembro. Certifique-se de comunicar isso claramente aos seus alunos.
Extensão do contrato
Quando "Estende o contrato" está habilitado, a duração da pausa é adicionada à data de término do contrato da associação. Por exemplo, uma pausa de 30 dias em uma associação que termina em 31 de janeiro estende o contrato até 2 de março. O cartão da associação mostra tanto a data de contrato original quanto a estendida.
Editando uma pausa
Clique no botão Editar pausa para modificar uma pausa existente. Você pode alterar a data de término, o motivo e a configuração de extensão do contrato. Se a pausa já começou, você não pode alterar a data de início.
Ao editar uma pausa com extensão de contrato, a extensão antiga é revertida e a nova extensão é aplicada, mantendo as datas de contrato precisas.
Histórico de pausas
Onde uma pausa fica no cartão depende de ela ainda produzir algum efeito:
| Tipo | Onde e como |
|---|---|
| Pausas ativas | Como um aviso âmbar no topo do cartão, com o intervalo de datas, a duração e o motivo. |
| Pausas agendadas (futuras) | O mesmo, em azul. |
| Pausas passadas | Na parte de baixo do cartão, em uma seção própria Pausas passadas, com a quantidade ao lado e recolhida por padrão. Expanda-a para ver o histórico; cada linha traz o intervalo de datas, a duração, se estendeu o contrato e o motivo. |
Evite excluir pausas
Se você precisar encerrar uma pausa antecipadamente, edite-a para alterar a data de término em vez de excluí-la. Excluir uma pausa que já começou pode fazer com que o sistema de cobrança gere retroativamente cobranças do período pulado, resultando em faturas inesperadas para o aluno.
Expiração do contrato
Quando uma associação tem uma duração de contrato definida (por exemplo, 12 meses), o Omoplata monitora automaticamente a data de término do contrato e cria um alerta de Contrato Expirando antes que ela chegue. Por padrão, o alerta aparece 30 dias antes do término do contrato. Você pode alterar essa janela nas configurações de associação, ou desabilitá-la definindo o valor como 0.
O alerta aparece no seu painel e no perfil do aluno, solicitando que você decida como proceder com a associação. Clicar em Resolver abre um modal que mostra os detalhes atuais do contrato -- nome do plano, preço atual, data de término do contrato e duração do contrato -- e oferece três opções.
Manter como está
Escolha Manter como está para descartar o alerta sem fazer alterações. A associação permanece ativa com os mesmos termos e continua sendo cobrada pelo preço atual. Isso é útil quando o aluno está satisfeito com o arranjo atual e nenhum ajuste é necessário.
Comportamento padrão
Se o alerta não for resolvido antes da data de término do contrato, "Manter como está" é aplicado automaticamente. A associação continua com os mesmos termos e nenhuma ação é necessária.
Alterar termos
Escolha Alterar termos para ajustar o preço da associação a partir da data de término do contrato. Esta opção permite que você atualize o valor da cobrança sem criar um novo contrato, mantendo o registro da associação contínuo.
O contrato deve permitir ajustes de preço
Esta opção pressupõe que o contrato existente do aluno inclui uma cláusula que permite ajustes de preço ao final do período de contrato. Certifique-se de que seus modelos de contrato incluam tal cláusula para que a alteração de termos permaneça legalmente válida.
Quando você seleciona esta opção, o preço atual é pré-preenchido no campo de valor. Você pode ajustá-lo usando:
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Usar preço mensal do plano | Altera o valor para o preço mensal do plano. Isso é útil quando o aluno estava em um contrato de longo prazo com desconto e você quer movê-lo para a tarifa mensal padrão. |
| +5%, +10%, +15% | Botões de porcentagem rápidos que aumentam o preço atual pela porcentagem selecionada. |
| Valor personalizado | Insira qualquer valor manualmente. |
Uma prévia mostra o novo preço antes de você confirmar. A alteração de preço é agendada para a data de término do contrato e aplicada automaticamente -- nenhuma intervenção manual é necessária naquele dia.
Novo contrato
Escolha Novo contrato para criar uma associação completamente nova para o aluno, começando no dia seguinte ao término do contrato atual. A associação atual é automaticamente cancelada na data de término do contrato.
Quando você seleciona esta opção:
- Selecione um grupo de alunos -- filtre os planos disponíveis pelo grupo do aluno (por exemplo, Adultos, Crianças). O grupo é pré-selecionado com base no plano da associação atual.
- Selecione um plano e preço -- escolha o plano e o preço para o novo contrato.
- Configure os detalhes do contrato -- defina a data de início, o dia de pagamento, o valor e as taxas de inscrição. A data de início assume como padrão o dia seguinte ao término do contrato atual, e o dia de pagamento é transferido da associação existente.
Após confirmar, o aluno recebe um e-mail com um link para assinar o novo contrato através do portal do aluno. A nova associação é vinculada à antiga, criando um histórico de transição claro.
Em breve: assinatura em tablet
Estamos trabalhando em um recurso que permitirá que você escolha como o aluno assina o novo contrato -- seja por um link de e-mail (como funciona hoje) ou diretamente em um tablet no seu clube. Fique atento a esta atualização.
Rastreamento de transição de contrato
Quando um novo contrato substitui um antigo, o Omoplata vincula as duas associações. A nova associação registra que substitui a antiga. Isso facilita rastrear o histórico da associação e entender como um aluno fez a transição entre contratos.
Períodos de associação
O Omoplata acompanha os ciclos de contrato por meio de períodos de associação. Cada período representa um termo de contrato (por exemplo, um ciclo de 6 ou 12 meses). Quando uma associação começa, o período inicial é criado. Quando o contrato se renova automaticamente, um novo período começa. Pausas com extensão de contrato modificam a data de término do período atual. Para a data de cancelamento mais próxima possível, no entanto, é a data de término do contrato descrita acima que vale.
Consentimentos
Abaixo das associações, a aba mostra com o que este aluno concorda atualmente -- direitos de imagem, regras da academia, newsletter -- com a data e quem deu a resposta. Um consentimento recusado aparece como um não explícito, não como resposta ausente, e as respostas substituídas ficam recolhidas abaixo.
Eles ficam aqui, e não em Documentos, porque uma resposta não é um arquivo: ela é dada ao assinar uma associação e impressa naquele contrato, então pertence ao lado dos contratos com os quais foi dada.
Esses itens são registros, não configurações. Não podem ser editados aqui, e alterar o texto do consentimento depois não os modifica -- cada resposta mantém o texto que estava na tela no dia em que foi dada. Você define quais consentimentos são apresentados em Consentimentos.