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Stempelkarten
Eine Stempelkarte ist ein bezahltes Trainingskontingent: eine 10er-Karte, ein 5er-Block, eine Monatskarte. Sie wird im Shop verkauft wie jedes andere Produkt, beim Check-in eingelöst und funktioniert ohne Mitgliedschaft -- ein Laufkunde zahlt am Tresen und trainiert am selben Abend.
Der Weg im Überblick
| Schritt | Wer | Wo |
|---|---|---|
| 1. Kartenprodukt anlegen | Du, einmalig | Browser: Shop > Produkte |
| 2. Karte verkaufen | Dein Team am Tresen | Browser: Verkauf erstellen |
| 3. Einchecken | Das Mitglied | App: QR-Code an der Tür |
| 4. Karte im Blick behalten | Das Mitglied | App: Karten |
| 5. Karte verwalten | Dein Team | Browser: Mitgliederprofil > Karten |
In den Videos begleiten wir Mira: Sie kommt ohne Anmeldung vorbei, kauft eine 10er-Karte und trainiert am selben Tag.
1. Kartenprodukt anlegen
Eine Karte ist ein Produkt im Shop. Du legst sie einmal an und verkaufst sie danach beliebig oft.
Navigiere zu Shop > Produkte und klicke auf Produkt erstellen. Wähle bei Typ den Wert Pass -- dann verschwinden Lagerbestand und Größen, und die Kartenfelder erscheinen.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Steht später auf der Karte des Mitglieds (z. B. "10er-Karte Erwachsene"). |
| Artikelnummer | Pflichtfeld, muss eindeutig sein (z. B. "KARTE-10"). |
| Kategorie | Pflichtfeld. Eine eigene Kategorie "Karten" hält den Shop übersichtlich. |
| Bruttobetrag | Verkaufspreis inkl. MwSt. |
| Max. Nutzungen | Anzahl der Stempel. Leer lassen = unbegrenzt viele Besuche innerhalb der Gültigkeit (Monatskarte). |
| Gültigkeit (Tage) | Läuft ab dem Verkaufstag. Der letzte Tag zählt noch mit: eine 180-Tage-Karte vom 9. Oktober gilt bis zum 6. April. Leer lassen = kein Ablauf. |
| Übertragbar | Die Karte darf innerhalb der Familie genutzt werden (Kinder und Erziehungsberechtigte). Es ist keine Karte für beliebige Fremde. |
| Ein Stempel pro Tag | Ein Stempel deckt alle Einheiten einer Person an einem Tag. BJJ um 18:00 plus Open Mat um 19:30 kostet einen Stempel. |
Ein Limit ist Pflicht
Ein Kartenprodukt braucht Max. Nutzungen, eine Gültigkeit oder beides. Eine Karte ohne beides würde nie aufgebraucht -- das Formular lässt sie nicht zu.
Drei Karten, die sich aus denselben Feldern ergeben:
| Karte | Max. Nutzungen | Gültigkeit | Ein Stempel pro Tag |
|---|---|---|---|
| 10er-Karte | 10 | 180 Tage | an |
| Monatskarte | leer | 30 Tage | spielt keine Rolle |
| 3er-Karte zum Reinschnuppern | 3 | 60 Tage | aus |
Änderst du ein Kartenprodukt später, gilt das nur für neue Verkäufe. Bereits verkaufte Karten behalten die Bedingungen, zu denen sie verkauft wurden.
2. Karte verkaufen
Verkauft wird am Tresen: unter Shop > Produkte oder Shop > Bestellungen auf Verkauf erstellen klicken.
Kunden wählen -- oder direkt anlegen
Für ein bestehendes Mitglied: nach Name oder E-Mail suchen.
Für jemanden, der noch nicht im Club ist: + Neuer Kunde. Vorname, Nachname, E-Mail und (optional) Geburtsdatum genügen. Die Person wird als Mitglied ohne Mitgliedschaft angelegt -- kein Vertrag, kein Tarif, keine Bankdaten.
Zahlungsart und Karte wählen
Zahlungsart Cash (Barzahlung) oder SEPA-Lastschrift, dann unter Positionen das Kartenprodukt. Menge 2 erzeugt zwei Karten, nicht eine Karte mit doppeltem Guthaben.
Verkauf erstellen
Nach dem Abschluss ist die Karte sofort aktiv -- der Kunde kann direkt trainieren.
E-Mail und Geburtsdatum
Die E-Mail-Adresse ist Pflicht: Über sie meldet sich der Kunde in der App an (Anmeldecode per E-Mail). Das Geburtsdatum ist optional, bestimmt aber die Altersgruppe des Kunden -- ohne Geburtsdatum kann für ihn keine Altersgruppenregel geprüft werden.
Was beim Bezahlen passiert
| Zahlungsart | Verkauf | Karte |
|---|---|---|
| Cash | Sofort abgeschlossen; die Rechnung wird erstellt und als bezahlt markiert. | Sofort aktiv. |
| SEPA-Lastschrift | Bleibt offen, bis der Einzug durch ist. | Trotzdem sofort aktiv. Scheitert der Einzug, werden die Karten dieses Verkaufs automatisch storniert; wird die Rechnung repariert, leben sie wieder auf. |
Eine von Hand stornierte Karte bleibt storniert, auch wenn die Rechnung später bezahlt wird.
Karte ohne Verkauf
Für eine Gratis-Karte -- als Entschuldigung, Gewinn oder Probekarte -- brauchst du keinen Verkauf: Im Mitgliederprofil unter Karten auf Karte vergeben klicken und Name, Einheiten und Gültigkeit eintragen. Es entsteht keine Rechnung.
3. Einchecken
Das Mitglied meldet sich mit seiner E-Mail-Adresse in der App an und scannt beim Ankommen den QR-Code des Clubs. Die App checkt in die Einheit ein, die gerade läuft oder gleich beginnt, und zieht dabei automatisch einen Stempel.
Nach dem Check-in zeigt die App, welche Karte bezahlt hat und wie viele Einheiten übrig sind ("10er-Karte · noch 9 von 10").
| Regel | Verhalten |
|---|---|
| Abgestempelt wird beim Check-in | Eine Anmeldung zum Kurs kostet nichts und reserviert kein Guthaben. Wer nicht erscheint, behält seinen Stempel. |
| Mitgliedschaft geht vor | Wer eine aktive Mitgliedschaft hat, verbraucht keinen Stempel. Eine Restkarte wird nie heimlich leergezogen. |
| Reihenfolge | Es wird immer die Karte gestempelt, die zuerst abläuft. Karten ohne Ablauf kommen zuletzt. |
| Ein Stempel pro Tag | Nur die erste Einheit des Tages kostet. Weitere Einheiten am selben Tag sind frei. |
| Ohne Deckung kein Check-in | Ist die Karte aufgebraucht oder abgelaufen und es gibt keine andere Deckung, wird der Check-in abgelehnt. Das Mitglied sieht den Grund, der Versuch wird protokolliert. |
| Gültig für alle Kurse | Eine Karte deckt jeden Kurs ab. Die Altersgruppenregel gilt weiterhin. |
| Kurszuweisung sticht | Wer vom Club fest in einen Termin eingeteilt wurde, kommt auch ohne Karte hinein. |
Wenn dein Team eincheckt
Trägt ein Trainer die Person in die Anwesenheitsliste ein -- im Browser oder in der Trainer-App --, wird ebenfalls ein Stempel abgezogen, sofern eine nutzbare Karte da ist. Anders als an der Tür wird hier niemand abgewiesen: Ohne Karte bleibt der Besuch einfach ohne Deckung stehen, das Guthaben geht nie ins Minus.
Ein Nachtrag in der Anwesenheitsliste zählt zum Datum der Einheit: Wenn du das Training von letztem Monat nachträgst, wird die Karte gestempelt, die damals gültig war.
4. Was das Mitglied sieht
In der App liegen die Karten auf dem Dashboard unter Karten: Name, Restguthaben, Stempelpunkte und Ablaufdatum. Ein Tipp öffnet die Karte mit Gültigkeit, genutzten Einheiten und dem Verlauf aller Besuche.
- Sind nur noch wenige Einheiten übrig, weist die Karte darauf hin.
- Ist sie aufgebraucht oder abgelaufen, steht das auf der Karte -- mit dem Hinweis, sich am Empfang zu melden.
- Bei einem abgelehnten Check-in nennt die App den Grund (aufgebraucht oder abgelaufen), damit das Mitglied am Tresen nachlösen kann.
5. Karten verwalten
Karten-Kunden stehen in der Mitgliederliste mit dem Status Ohne Mitgliedschaft. Im Mitgliederprofil unter Karten liegt eine Zeile pro Karte -- mit Restguthaben, Status, Gültigkeit, letzter Nutzung und den Kennzeichnungen "Übertragbar" und "Ein Stempel pro Tag".
| Aktion | Wo | Wirkung |
|---|---|---|
| Karte vergeben | Schaltfläche über der Liste | Gratis-Karte ohne Verkauf, z. B. als Entschuldigung oder Probekarte. |
| Verwalten | An der Karte | Öffnet Guthaben, Aktionen und den Verlauf: jeder Stempel mit Datum und Kurs. |
| Stempel abziehen | Verwalten | Bucht einen Stempel von Hand ab -- das Guthaben sinkt um eins. Gedacht für Korrekturen, nicht um einen Besuch zu erfassen. |
| Verlängern | An der Karte oder unter Verwalten | Setzt den letzten gültigen Tag neu. Abgelaufene Karten bleiben sichtbar und können jederzeit verlängert werden. |
| Stornieren | An der Karte oder unter Verwalten | Entwertet die Karte ab sofort. Bereits genutzte Stempel bleiben erhalten. Über Wiederherstellen lässt sie sich zurückholen. |
Der Status einer Karte -- Nutzbar, Aufgebraucht, Abgelaufen oder Storniert -- ergibt sich immer aus Stempeln und Gültigkeit.
Stempel zurückgeben
Ein Stempel, der einen echten Besuch bezahlt hat, kommt zurück, indem du die Anwesenheit aus der Teilnehmerliste entfernst -- nicht über den Verwalten-Dialog. Bei einer Tageskarte mit zwei Besuchen am selben Tag wird der Stempel dabei auf den verbliebenen Besuch umgehängt; erst beim Entfernen des letzten Besuchs des Tages gibt es ihn zurück. Von Hand abgezogene Stempel lassen sich im Verlauf einzeln entfernen.
Guthaben aufladen
Eine Schaltfläche "Stempel hinzufügen" gibt es nicht. Ist eine Karte leer, verkaufst du eine neue -- oder vergibst eine Gratis-Karte.
Geld zurück
Erstattet wird über die Bestellung beziehungsweise Rechnung, nicht an der Karte. Wird ein Verkauf erstattet oder storniert, werden seine Karten automatisch storniert.
Wer was darf
- Produkte anlegen und Verkäufe erfassen kann, wer Zugriff auf Shop > Produkte beziehungsweise Shop > Bestellungen hat.
- Karten im Mitgliederprofil haben zwei eigene Berechtigungen: eine zum Ansehen des Bereichs Karten und eine zum Verwalten (vergeben, Stempel abziehen, verlängern, stornieren). Von Haus aus haben sie die Rollen Admin und Super-Admin.
Rollen passt du unter Benutzer & Rollen an.
Grenzen
- Eine Karte gilt für alle Kurse; eine Beschränkung auf einzelne Sportarten oder Kurse gibt es nicht.
- Karten werden im Club verkauft; einen Selbstkauf in der App oder auf der Website gibt es nicht.
- Es gibt keine automatische Benachrichtigung per E-Mail oder Push bei niedrigem Guthaben oder nahendem Ablauf -- den Hinweis sieht das Mitglied nur in der App.
- Karten lassen sich nicht pausieren und verlängern sich nicht automatisch.
- Karten-Kunden zählen nicht als aktive Mitglieder in den Analysen -- diese Kennzahl ist an Mitgliedschaften geknüpft.
Nächste Schritte
- Produkte -- der übrige Shop-Katalog
- Bestellungen -- Verkäufe einsehen und erstatten
- Mitgliederprofil -- alle Bereiche eines Profils