Club konfigurieren

Das ist der größte Schritt der Einrichtung -- und der wichtigste. Hier legst du fest, was dein Club anbietet, wo trainiert wird und was es kostet. Alles Weitere baut darauf auf: Verträge, Mitglieder, Rechnungen und Lastschriften greifen auf genau diese Angaben zu.

Allgemein

Die Basis: Name, Adresse, Land und Zeitzone deines Clubs. Diese Angaben tauchen überall wieder auf -- auf Rechnungen, in Verträgen, in jeder E-Mail an deine Mitglieder und auf deiner öffentlichen Clubwebsite.

1. Gehe zu Einstellungen > Allgemein.
2. Trage Clubname, Adresse und Kontakt-E-Mail ein.
3. Wähle Land und Bundesland/Region. Das Land bestimmt später auch, welche Mehrwertsteuersätze dir zur Auswahl stehen.
4. Stelle die Zeitzone ein.
5. Lade dein Logo hoch -- es landet auf Verträgen, Rechnungs-PDFs, der Clubwebsite und in E-Mails.
6. Speichere.

Alle Felder dieser Seite im Detail: Allgemeine Einstellungen.

Mitgliedergruppen

Mitgliedergruppen (im Dashboard Nutzerdemographien genannt) sind die Grundlage für fast alles, was danach kommt. Sie entscheiden, welche Preise gelten, ob ein Zahler nötig ist, wer welchen Kurs besuchen darf -- und jede Gruppe bekommt später ihren eigenen Vertragstext.

Lege sie so an, wie dein Preismodell aufgebaut ist:

• Kinder
• Jugendliche
• Erwachsene
• Familie

Zahlen Erwachsene etwas anderes als Jugendliche, brauchen beide eine eigene Gruppe. Gilt derselbe Preis, reicht eine.

Ebenso sinnvoll ist ein Blick auf dein Kursangebot: Ein Kurs kann mehreren Mitgliedergruppen offenstehen -- zum Beispiel Jugendlichen und Erwachsenen zugleich.

1. Gehe zu Einstellungen > Nutzer-Demografien.
2. Lege für jede Gruppe einen Eintrag an.
3. Setze Mindestalter und Höchstalter.
4. Stelle ein, ob ein Zahler erforderlich ist -- bei Minderjährigen muss ein Elternteil hinterlegt und belastet werden.

Altersgruppen (optional)

Innerhalb einer Gruppe kannst du feinere Altersgruppen anlegen -- etwa "Mini-Kinder" (4--6) und "Kinder" (7--10) innerhalb der Gruppe Kinder. Das brauchst du nur, wenn diese Altersklassen unterschiedliche Preise zahlen.

Mehr dazu: Mitgliedergruppen.

Sportarten

Lege jede Sportart an, die dein Club anbietet. Kurse und Graduierungen hängen daran.

1. Gehe zu Einstellungen > Sportart.
2. Klicke auf Neue Sportart erstellen.
3. Gib den Namen ein (zum Beispiel "Brazilian Jiu-Jitsu", "Muay Thai", "Kickboxen").
4. Entscheide über den Schalter Graduierungen, ob diese Sportart mit Gürteln arbeitet.
5. Speichere und wiederhole das für jede weitere Sportart.

Der Schalter legt nur fest, ob es Graduierungen gibt. Welche Gürtel es gibt und in welcher Reihenfolge, kommt im nächsten Punkt.

Auch wenn dein Club nur eine Kampfkunst unterrichtet, brauchst du dafür einen Eintrag -- Kurse, Pläne und die Graduierungsverfolgung sind darüber organisiert.

Mehr dazu: Sportarten.

Graduierungen

Für jede Sportart, bei der du den Schalter Graduierungen aktiviert hast, legst du jetzt die Gürtelleiter fest.

1. Gehe zu Einstellungen > Graduierungen.
2. Wähle die Sportart.
3. Lege die Gürtel in der Reihenfolge an, in der sie vergeben werden.
4. Hinterlege je Gürtel die Anforderungen, die dein Club voraussetzt -- etwa eine Mindestanzahl an Trainingseinheiten oder eine Mindestzeit im aktuellen Gürtel.

Ohne Gürtelleiter kannst du später keine Beförderungen erfassen, und die Graduierungsanzeige im Mitgliederprofil und in der App bleibt leer.

Mehr dazu: Graduierungen einrichten.

Standorte

Ein Standort ist ein physischer Trainingsort. Hat dein Club einen, legst du einen an; trainierst du an mehreren Orten, legst du jeden einzeln an.

1. Gehe zu Einstellungen > Standorte.
2. Erstelle einen neuen Standort.
3. Gib Name und Adresse ein.
4. Speichere und wiederhole das für jeden weiteren Ort.

Bereiche

Innerhalb eines Standorts definierst du Bereiche -- die einzelnen Trainingsflächen: Matte 1, Matte 2, Boxring, Kraftraum. Jeder Standort bekommt automatisch einen ersten Bereich ("Hauptbereich"), den du umbenennen kannst.

Lege Bereiche an, wenn bei dir mehrere Kurse gleichzeitig laufen. Dann lässt sich jeder Kurs seinem Bereich zuordnen und bleibt sauber getrennt. Bereiche sind später außerdem für die Kursübersicht, den Check-in per QR-Code und die Probetraining-Verknüpfung relevant.

Bereiche verwaltest du direkt auf der Karte des Standorts: Stift-Symbol zum Umbenennen, Bereich hinzufügen für einen weiteren, Papierkorb zum Entfernen. Der letzte Bereich eines Standorts lässt sich nicht löschen.

Mehr dazu: Standorte.

Kurse

Kurse kommen erst jetzt -- ein Kurs verweist auf Mitgliedergruppen, Sportarten und Standorte, und die müssen dafür schon existieren.

1. Gehe zu Kurse. Du landest in der Wochenplan-Ansicht.
2. Klicke oben rechts auf Kurs erstellen.
3. Gib dem Kurs einen Namen (zum Beispiel "BJJ Grundlagen", "Kinder Judo").
4. Wähle die Zielgruppe -- eine oder mehrere Mitgliedergruppen. Mehrfachauswahl ist möglich, etwa Jugendliche und Erwachsene.
5. Wähle die Sportart.
6. Wähle Standort und, falls angelegt, den Bereich.
7. Lege die Zeiten fest: Wochentag, Startzeit, Endzeit -- ein Zeitfenster je Termin in der Woche.
8. Optional: Untertitel für die Clubwebsite, maximale Teilnehmerzahl, Farbe für den Wochenplan.
9. Speichere.

Aus den Zeitfenstern erzeugt Omoplata automatisch die einzelnen Termine für die nächsten 12 Monate. Gesetzliche Feiertage deiner Region werden dabei erkannt und die betroffenen Einheiten vorsorglich abgesagt -- du kannst sie wieder aktivieren, wenn dein Club an Feiertagen trainiert.

Mehr dazu: Kurse verwalten und Zeitfenster.

Gebühren

Bevor du Beitragspläne anlegst, hinterlege alle Gebühren, die dein Club verwendet. Sie werden anschließend beim Beitragsplan ausgewählt -- fehlt eine Gebühr hier, kannst du sie dort nicht zuordnen.

Typische Beispiele:

• Anmeldegebühr
• Quartalspauschale
• Verbandsgebühr
• Prüfungsgebühr

1. Gehe zu Einstellungen > Gebühren.
2. Lege je Gebühr einen Eintrag mit Name und Betrag an.
3. Lässt du die Wiederholung leer, ist es eine einmalige Gebühr -- sie wird bei Vertragsunterschrift einmal berechnet.
4. Setzt du einen Wiederholungsrhythmus, wird die Gebühr regelmäßig mit dem Beitrag eingezogen und erscheint als eigene Position auf der Rechnung.

Mehr dazu: Gebühren.

Beitragspläne

Ein Beitragsplan ist das Angebot, für das sich ein Mitglied entscheidet. Jeder Plan gehört zu genau einer Mitgliedergruppe -- willst du Erwachsene und Kinder unterschiedlich abrechnen, brauchst du je einen Plan.

Sonderpreise

Lege zuerst deine Sonderpreise an, damit du sie beim Plan direkt auswählen kannst:

• vergünstigter Preis für ein zweites Familienmitglied
• Studierendenrabatt
• weitere individuelle Sonderkonditionen

Gehe dazu auf Einstellungen > Sonderpreise. Bei der Vertragsunterzeichnung lassen sich Sonderpreise auswählen -- sie erscheinen dort aber nur, wenn sie aktiviert sind.

Mehr dazu: Sonderpreise.

Frequenzen prüfen

Ein Planpreis besteht aus einer Vertragslaufzeit und einem Abrechnungsintervall. Beides wählst du aus einer Liste -- und darin steht nur, was unter Einstellungen > Frequenzen aktiv geschaltet ist. Fehlt dir im Preisformular eine Laufzeit, liegt es fast immer daran.

Frequenzen legst du nicht neu an, du schaltest die vorhandenen an oder aus. Blende aus, was dein Club nicht anbietet -- das hält die Auswahl schlank. Mehr dazu: Frequenzen.

Beitragspläne erstellen

1. Gehe zu Einstellungen > Beiträge.
2. Klicke auf Plan erstellen.
3. Gib den Plannamen ein (zum Beispiel "Jiu-Jitsu Erwachsene", "Kinder BJJ").
4. Wähle die Mitgliedergruppe -- im Formular heißt das Feld Tariftyp. Hat dein Club nur eine Gruppe, wird sie automatisch gewählt.
5. Wähle die Sportart.
6. Optional: Planlimits wie maximale Kurse pro Woche oder maximale Zeitfenster.
7. Speichere den Plan und füge im Preisbereich mindestens einen Preis hinzu -- mit Betrag, Vertragslaufzeit und Abrechnungsintervall.
8. Ordne dem Plan die passenden Gebühren und Sonderpreise zu.

Ein Plan ohne Preis lässt sich nicht buchen. Mehrere Preise je Plan sind üblich, zum Beispiel:

Mehr dazu: Pläne und Preise.

Zahlungsmethoden

Lege fest, wie deine Mitglieder zahlen können. Was du hier aktivierst, steht bei der Registrierung eines Mitglieds zur Auswahl -- und nur das.

1. Gehe zu Einstellungen > Zahlungsmethoden.
2. Aktiviere die Zahlungsarten, die dein Club akzeptiert:
   • SEPA-Lastschrift -- der Regelfall für europäische Clubs. Du ziehst die Beiträge selbst ein.
   • Überweisung -- das Mitglied überweist, die Zahlung wird über die Bankanbindung zugeordnet.
   • Barzahlung -- das Mitglied zahlt vor Ort, dein Team markiert die Rechnung als bezahlt.
3. Speichere.

Nutzt du nur SEPA-Lastschrift, sieht das Mitglied bei der Registrierung auch nur diese eine Option -- das macht die Anmeldung kürzer.

Mehr dazu: Zahlungsanbieter und Zahlungsmethoden im Mitgliederprofil.

Abrechnung

Hier stellst du ein, wann abgerechnet wird und unter welchen Bedingungen.

1. Gehe zu Einstellungen > Abrechnung.
2. Zahlungstag-Optionen: Trage die Tage ein, an denen überhaupt abgerechnet werden darf -- monatlich als Tagesnummern (zum Beispiel „1, 15"), wöchentlich als Wochentage (1 = Montag, 7 = Sonntag).
3. Transaktionszeitpunkt: Wie viele Tage vor Fälligkeit die Transaktion erzeugt wird. Der Standardwert gibt dir Zeit, die SEPA-Datei vorzubereiten.
4. Standard-Mehrwertsteuersatz: die Vorauswahl für neue Beiträge, Gebühren und Produkte. Welche Sätze zur Wahl stehen, hängt am Land deines Clubs.
5. Gebühr bei fehlgeschlagener Transaktion: was du einem Mitglied berechnest, wenn eine Lastschrift zurückkommt. 0 bedeutet: du trägst die Rücklastschriftkosten selbst.
6. Kündigungsfrist: wie viele Tage vor Periodenende ein Mitglied kündigen muss, damit sich der Vertrag nicht verlängert.
7. Speichere.

Der Zahlungstag ist nicht dasselbe wie die Frequenz: Die Frequenz sagt, wie oft abgerechnet wird, der Zahlungstag sagt, an welchem Tag. Beginnt ein Mitglied am 10. Juni und du erlaubst den 1. und 15., ist der erste Abrechnungstermin der 15. Juni.

Mehr dazu: Abrechnungseinstellungen.

Benachrichtigungen

Omoplata verschickt automatisch E-Mails an deine Mitglieder -- Einladung zur Registrierung, Zahlungserinnerung, Hinweis bei fehlgeschlagener Lastschrift, Ende einer Pause. Diese Texte solltest du einmal durchgehen, bevor die ersten Mitglieder sie bekommen.

1. Gehe zu Einstellungen > Benachrichtigungen.
2. Gehe die Liste der Vorlagen durch. Sie sind nach Anlass gruppiert.
3. Öffne eine Vorlage. Links schreibst du den Text, rechts siehst du die Vorschau so, wie die E-Mail beim Mitglied ankommt.
4. Passe Betreff und Text an den Ton deines Clubs an und speichere.

Du kannst keine neuen Benachrichtigungstypen anlegen -- die Anlässe gibt das System vor. Den Inhalt jeder Vorlage kannst du aber vollständig ändern.

Mehr dazu: Benachrichtigungen.

Nächster Schritt

Dein Club ist konfiguriert. Weiter geht es mit Vertragsdaten hinterlegen -- den Texten, die deine Mitglieder bei der Anmeldung unterschreiben.